6 ноября 2025

Как найти баланс между срочными и важными задачами

/ И расставить приоритеты в делах

В работе и бытовых делах нужно уметь расставлять приоритеты. Одним из самых эффективных инструментов для этого признана матрица Эйзенхауэра — метод тайм-менеджмента, помогающий отделить важные задачи от второстепенных, срочные — от тех, что могут подождать, благодаря этому можно перестать тратить силы на бесполезные дела. Расскажем о сути способа распределения задач, плюсах его применения и ошибках, которые совершают неопытные пользователи.

Елена Лесниченко

Автор Food.ru

Матрица Эйзенхауэра

Источник идеи

Матрица Эйзенхауэра — это схема расстановки задач в зависимости от приоритетов, основанная на двух критериях: важность и срочность. Принято считать, что метод разработал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр, который славился невероятной продуктивностью. Позже идею оптимального распределения задач по срочности и важности популяризировал Стивен Кови в книге «Семь навыков высокоэффективных людей».

Не путайте систему Эйзенхауэра с матрицей «усилие — влияние», которая помогает в стратегическом планировании. Вторую используют, чтобы определять, на какие области или задачи стоит направить усилия для максимального эффекта, проанализировать, какие действия дадут лучший результат при минимальных затратах ресурсов, такая схема строится на двух осях — «Усилия» и «Влияние».

Чем они отличаются друг от друга:

система Эйзенхауэра помогает определить, какие дела важны и требуют срочных действий;
схема «усилие — влияние» — какие действия дадут максимальный эффект.

Обе системы можно комбинировать для принятия взвешенных решений в делах, которые требуют срочности и важности.

Суть метода

В основе матрицы Эйзенхауэра лежат две ключевые оси, которые пересекаются под прямым углом, образуя четыре поля для классификации задач. Схема визуализирует простую, но мощную идею: не все срочное действительно значимо, и не все важное требует немедленных действий.

Научившись четко определять положение задачи на осях матрицы, вы получаете систему принятия решений, которая защищает от хаотичной траты времени и сил на не слишком важные задачи.

Вертикальная ось отвечает на вопрос, насколько существенно выполнение этой задачи для достижения поставленных целей: действительно ли она требует срочности.

Верхняя часть оси включает дела, которые напрямую влияют на важные результаты, ресурсы, отношения или долгосрочное развитие, нижняя часть — малозначимые активности, отсутствие которых практически не скажется на итогах работы.

Горизонтальная ось отвечает за необходимость срочных, практически немедленных действий для выполнения задачи.

Правая часть оси содержит важные дела с жесткими дедлайнами или серьезными последствиями промедления, левая — задачи, которые могут подождать без ущерба для результата, то есть они не требуют незамедлительной срочности и сильной важности.

Пересечение этих осей создает четыре сектора, которые и помогают расставлять приоритеты в делах и отличать задачи срочные от тех, которые могут подождать.

Истинная продуктивность не в том, чтобы включить реактивный режим и двигаться вдоль оси срочности, а в осознанном применении проактивного подхода, то есть смещения задач в сторону важности. Именно поэтому верхний левый квадрат — самый ценный: он позволяет действовать на опережение, а не реагировать в срочном порядке на обстоятельства.

Кофе полезен офисным сотрудникам

Квадрат 1: важные и срочные задачи

Кризисы, форс-мажоры, горящие дедлайны требуют немедленной реакции, но их переизбыток ведет к стрессу и выгоранию. Идеально — уменьшить количество таких срочных и экстренных задач через профилактику и планирование:

выстраивайте график дел заранее, чтобы важные и срочные не становились горящими;
создавайте буферы времени на случай непредвиденных ситуаций, когда могут внезапно появиться срочные задачи;
делегируйте часть задач, если это возможно, особенно тех, которые не имеют серьезной важности, например, вашего присутствия.

Полностью избавиться от критически важных и срочных внезапно возникших дел не удастся, но большое их количество говорит о недоработках, привычке к кризисному режиму.

Квадрат 2: важные и несрочные задачи

Сюда входят стратегические цели, развитие, планирование, это самый ценный сектор, поскольку регулярная работа предотвращает кризисы из первого квадрата:

постоянно отводите время на важные дела, даже если кажется, что «еще успеется»;
разбивайте большие цели на маленькие шаги, это упростит решение важных задач;
автоматизируйте рутинные процессы и задачи, чтобы освободить время.

Серьезная ошибка — откладывать дела из этой части матрицы, поскольку именно здесь формируется будущий успех. Если уделять достаточно времени таким задачам, количество срочных и горящих дел значительно сократится.

Как сохранить здоровье, работая в офисе

Квадрат 3: срочные и неважные задачи

Прерывания работы, чужие просьбы, рутина создают иллюзию занятости и не оказывают положительного влияния на эффективность. Оптимальное решение — делегировать срочные и неважные для вас задачи, автоматизировать или устанавливать границы:

учитесь говорить нет в ответ на лишние просьбы, чтобы оставлять время и силы только на действительно срочные и важные дела;
настройте уведомления, чтобы не отвлекаться, особенно когда нужно выполнить срочные и важные задачи;
оптимизируйте рутину, например проверяйте почту два раза в день.

Умение расставлять приоритеты включает навык «сопротивления срочности», трезвой оценки, насколько важна эта задача. Часто, отложив дело, в результате вы выясняете, что необходимость в его выполнении отпала сама собой, то есть важности и тем более срочности в нем и не было.

Квадрат 4: несрочные и неважные задачи

Люди на работе нередко тратят время впустую: бесцельный серфинг в сети, тривиальные офисные развлечения. Лучший вариант — жестко фильтровать такие активности и сокращать до разумного минимума, они крадут минуты и часы, которые нужны на важные дела. Однако полностью исключать «лишние» занятия не стоит — иногда они помогают отдохнуть и освободить голову для решения приоритетных задач:

фиксируйте, сколько времени уходит на «бесцельные» активности, которое вы могли бы потратить на срочные и важные дела;
замените их полезным отдыхом, например, прогулкой вместо просмотра соцсетей — даже короткое пребывание на свежем воздухе прибавит силы на то, чтобы решать срочные задачи;
используйте таймер, чтобы ограничить период ухода от работы.

Ключевое правило оптимального применения матрицы — смещайте фокус с первого и третьего квадратов на второй и одновременно уменьшайте количество дел в четвертом. Это поможет отвести достаточно времени на решение действительно важных задач, снизить влияние стрессовых факторов и делегировать то, что не требует вашего непосредственного внимания.

Что такое эмоциональное выгорание

Важность оценки и пересмотра приоритетов на регулярной основе

Такая система учит различать важные и срочные дела, верно их оценивать, если применять ее регулярно, можно не только увеличить продуктивность, но и снизить уровень стресса, избежать выгорания, найти время на решение действительно значимых задач.

Главное — не превращать матрицу в еще одно дело, а использовать ее как инструмент для осознанного управления временем. Ваша задача — сделать срочные задачи максимально легкими в исполнении.

Сложности в расстановке приоритетов задач: как оптимизировать список дел

Прежде чем заполнять матрицу, понаблюдайте за своими задачами несколько дней, недель или месяцев в зависимости от того, собираетесь вы использовать метод только для себя или для выделения приоритетов и тайм-менеджмента подчиненных. Есть несколько моментов, на которые нужно обратить внимание:

какие дела отнимают больше всего времени;
какие из них приближают вас к поставленным целям;
какие можно делегировать или исключить, потому что они не требуют вашей срочности и важности.

Составьте список всех текущих задач и задайте по каждой два вопроса: важна ли она для достижения целей и насколько срочно ее нужно выполнить.

Распределяя дела по четырем квадратам, действуйте в порядке приоритета и заполняйте квадраты последовательно — идите от первого к четвертому.

Совет

Ограничьте количество задач в каждом квадрате: например, поставьте лимит из восьми дел, чтобы не перегружать себя.

Комфортное заполнение

Матрицу для учета важных дел и планирования их выполнения можно вести в разных форматах.

Наиболее доступны в любом месте бумажные носители: рисунки и записи в блокноте наглядны и понятны, кроме того, вы задействуете мелкую моторику, что помогает мышлению.
Электронные таблицы удобны, помогают структурировать списки важных задач и дел, к тому же встроенные инструменты сортировки облегчат вам работу и жизнь.
Приложения и сайты, созданные специально для работы с квадратами приоритетов по методу Эйзенхауэра, — их вы найдете в интернете.

Совет

Выбирайте тот способ фиксации важных дел, который лучше всего вписывается в ваш рабочий процесс, не ориентируйтесь на других людей.

Почему не хочется работать

Что можно сделать?

Оценить разные методы увеличения эффективности, тренируясь на простых примерах для организации бытовых задач: разделить их на срочные и важные, заполнить квадраты. Если такой инструмент вам подходит, использовать его в работе и других делах.