8 приемов тайм-менеджмента, которые спасают от суматохи

/ Как научиться все успевать

Современный ритм жизни вынуждает нас постоянно переключаться между задачами, выполнять несколько дел одновременно, отвлекаться на звонки и сообщения. При таком головокружительном темпе легко упустить из виду то, что действительно важно. Чтобы перестать тратить время на незначительные задачи, сфокусироваться на главном, стать продуктивнее, внедрите в свою жизнь один или сразу несколько принципов тайм-менеджмента из нашей подборки.

1. Принцип Парето

Согласно этому принципу, 20% усилий приносят 80% результатов. Немного перефразировав, получим, что 80% работы можно выполнить, потратив всего 20% рабочего времени. И эти 20% принесут 80% результата.

Для внедрения принципа Парето в свою жизнь нужно проанализировать рабочий день и понять, на каких задачах сосредоточиться, чтобы добиться максимальных результатов за минимальный отрезок времени. А те, что требуют много усилий, но почти ни на что не влияют, — убрать из своего расписания.

2. Прием «1–3–5»

Еще один способ избежать расфокусировки внимания — каждый день ставить перед собой девять задач. Они могут быть как рабочими, так и бытовыми или личными.

Одна самая крупная и важная задача — ее нужно выполнить в первую очередь.
Три задачи средней важности — они требуют меньше времени и сил, чем первая, но тоже важны.
Пять незначительных задач — здесь отметьте все, что нужно не забыть: от уборки на рабочем столе до покупки лекарств в аптеке.

С таким четким списком у вас не будет соблазна заняться чем-то несущественным, пока не разберетесь с действительно значимым.

3. Матрица Эйзенхауэра

Еще один вариант расстановки приоритетов. Для составления матрицы нарисуйте систему координат: одна ось — важность, другая — срочность.

Соответственно, у вас получится четыре квадрата:

Важные и срочные дела — их нужно выполнить как можно быстрее.
Важные, но не срочные — запланируйте выполнение на удобное время.
Срочные, но не важные — делегируйте кому-то другому или займитесь ими только после дел из первых двух четвертей.
Не важные и не срочные — все задачи этого квадрата можно попросту удалить, они не заслуживают вашего внимания.

4. Метод Getting Things Done

Сама методика GTD довольно сложная, но вам потребуется лишь маленькая ее часть, которую называют правилом двух минут. Суть в том, что, если какая-то задача занимает всего пару минут, ее нужно сделать сразу. Такой подход избавит вас от необходимости записывать мелочи и поможет избежать искусственного раздувания списка дел.

Совет

Используйте этот или другие приемы из нашей подборки не только на работе, но и в быту. Например, чтобы вернуть вещь на место или собрать мусор, нужно всего две минуты — заведите привычку делать это сразу.

5. Прием временных блоков

Еще один способ планирования, в основе которого лежит не приоритет каждой конкретной задачи, а время на ее выполнение.

Это продвинутый вариант распорядка дня, пункты в котором нужно записывать с временными отрезками. Так вы сможете не только избежать суматохи и опозданий, но и получите подробный план на каждый день.

По сути, вы просто «бронируете» временные блоки под конкретные задачи и в определенное время занимаетесь только ими, не отвлекаясь ни на что другое.

6. Система 4D

Ее можно назвать вольной переработкой матрицы Эйзенхауэра. Задачи здесь тоже распределяются по четырем квадратам: Do, Delegate, Delay, Delete. От первых букв этих слов и произошло название. В переводе: сделать, делегировать, отложить, удалить.

Распределяя дела, опирайтесь на три простых вопроса:

Это точно нужно сделать? Отличный фильтр, который еще на первом этапе позволяет выявить все, что не важно. Если это не приближает к цели, значит оно отправляется в категорию «Удалить».
Это точно нужно сделать прямо сейчас? Все, что можно отложить — откладывайте.
Это точно нужно сделать мне? Все, что можно делегировать — делегируйте.

В результате в списке «Сделать» останутся только самые важные и срочные задачи, которыми и стоит заняться.

7. Принцип «18 минут»

Будет полезен тем, кто постоянно теряет фокус внимания. Согласно этому принципу, нужно выделить пять минут с утра, чтобы составить список целей на день: это быстро и просто.

В течение рабочего дня каждый час выделяйте минуту, чтобы свериться со списком, убедиться в правильности своих действий или скорректировать их. Итого еще восемь минут.

Оставшиеся пять минут потратьте вечером на подведение итогов. Спросите себя, все ли удалось выполнить, какие были трудности, как их можно избежать в дальнейшем. Следующий день снова начните с планирования.

Совет

Установите будильники на каждый час в течение рабочего дня, чтобы не забывать о «профилактических минутах».

8. Метод помидора

Прием помогает избегать, скорее, не суеты, а прокрастинации. Его суть в том, чтобы четко определить время работы и отдыха.

Поставьте таймер на 25 минут — это рабочий отрезок, во время которого нужно сконцентрироваться на главных задачах.

Когда он прозвенит, засеките еще пять минут — в этот промежуток отдохните, сходите в уборную, выпейте кофе. И снова поставьте таймер еще на 25 минут.

После четырех отрезков по 25 минут наградите себя получасовым перерывом: погуляйте, пообедайте, просто отдохните.

Что можно сделать?

Начать с самого простого — оптимизировать 20% дел, которые занимают 80% времени, и начать ставить дедлайны к каждой задаче, чтобы исключить соблазн отложить на потом.