«Мы работали 24 часа без перерыва»

/ Что раздражает банкетного координатора

В рубрике «Накипело» выясняем у специалистов из разных сфер, что в работе раздражает их больше всего. Поговорили с банкетным координатором Игорем Шевыревым. Узнали, как выглядит худший день в его карьере, почему лучше не выпускать в небо воздушные шары и как изменения в таймингах могут испортить ужин.

Выбирая профессию, о каких минусах вы хотели бы знать заранее? В чем, возможно, заблуждались?

Я думал, у меня будет много свободного времени. Но по факту в сезон у банкетного менеджера работы очень много. Самые активные месяцы — с мая по сентябрь, декабрь и начало января. Летом мероприятия идут практически каждый день. Иногда мы проводили по пять событий в сутки. В такие моменты чувствуешь себя вымотанным от недосыпа, не успеваешь восстанавливаться.

Однажды я организовывал большое мероприятие на 120 гостей. Случай был нестандартный: зал ресторана не смог вместить всех, поэтому мы накрывали банкет на улице. День выдался солнечный и теплый, гости остались довольны. Но для команды это было непростое испытание. Мы начали работать в шесть утра одного дня, а закончили в шесть утра следующего. Таскали столы и стулья, убирались и приводили площадку в порядок. В общей сложности трудились 24 часа без перерыва.

А на следующий день в десять утра снова были на площадке. Очередная подготовка и новые гости, которые не знают, что у тебя было вчера — им это неважно. В такие моменты, как бы ты ни старался, все написано на лице. Сразу заметно, что вчера было много работы и очень мало сна.

Какие нюансы в вашей работе люди чаще всего недооценивают? В чем заблуждаются?

Гости и некоторые подрядчики думают, что сдвинуть тайминг мероприятия легко. Но они не понимают, как сильно это влияет на ход торжества, особенно если это свадьба. Не все подрядчики оказываются достаточно гибкими, чтобы быстро адаптироваться к изменениям. Но тяжелее всего перестроиться кухне. Если повара начали делать горячее, то за 30 минут до выноса они не могут отменить готовку — все процессы уже запущены. Сильнее всего от переноса таймингов страдает именно еда.

Самое глупое высказывание о профессии, которое вы слышали?

Самое глупое, что я слышал, — координатор на мероприятии не нужен. Я с этим не согласен. Координатор выполняет огромную работу. Он делает буквально все, чтобы вы не делали ничего. Главное — заранее обсудить, что хотите видеть.

При работе с хорошим координатором вы заполните несколько анкет, согласуете пару подрядчиков — а потом зайдете на мероприятие и увидите готовую картину. И в этот момент будете очень рады, что сами не потратили на это время.

Что в работе вас раздражает больше всего?

Делать что-то в последний момент просто выводит меня из себя. Если время на исходе, все наверняка пойдет не так. Например, может не работать микрофон, за которым придется вернуться и еще 30 минут его настраивать. Все процессы должны быть выстроены заранее. Делать в последний момент — это не нормально. Люди, которые такое допускают, — не профессионалы.

Был случай, когда декораторы на свадьбе не успели украсить цветами выездную регистрацию. На улице уже готов фуршет, собираются гости, а вместо красиво украшенной арки для молодоженов стоит полупустой каркас. Цветы, которые должны быть на нем, разбросаны на газоне вокруг вперемешку с личными вещами и сумками декораторов.

Пришлось сдвинуть все на 30 минут: и посадку, и подачу еды. Но закуски уже стояли на столах и заветрились. К сожалению, как я уже говорил, от задержек чаще страдает именно еда.

Какие запросы или вопросы от заказчиков заставляют внутренне закатить глаза?

Иногда гости просят сдвинуть столы, когда они уже сервированы. Бывает, что за стол, где комфортно разместились 10 человек, просят усадить еще четверых. Приходится всех двигать, потому что поставить еще один стол и застелить его скатертью на мероприятии, которое уже началось, непросто.

К сожалению, не всегда получается усадить всех за готовый стол, поэтому иногда приходится ставить новый во время банкета. В такие моменты чувствую себя некомфортно.

Заказ или клиент, после которого хотелось сказать: «Если бы знал, никогда не согласился»?

Я работал штатным координатором от площадки. На свадьбу приехали еще три координатора со стороны заказчика. Эти девушки вели себя очень нагло по отношению к другим подрядчикам. Они на повышенных тонах общались с официантами, матерились, требовали то, что не было оплачено. В общем, думали, что им можно все. Компетенцию таких сотрудников я ставлю под большое сомнение.

Ситуации бывают разные, но даже в самые стрессовые моменты нужно держать себя в руках и оставаться профессионалом. Однажды на территории отеля, где я работал, отключили свет в разгар корпоратива. Это была не наша вина, а проблема на ближайшей подстанции в населенном пункте. Как ни странно, в номерах отеля свет остался. Чтобы гости могли продолжить веселье, мы собрали еду в контейнеры — получилось 10 огромных пакетов. Всем досталось поровну, и ребята продолжили отдыхать по группам уже в номерах. А мы в это время убирались в ресторане — в полной темноте до четырех утра.

Если нужно выбрать ужасный день в карьере, каким он был?

Однажды на площадке, где я работал штатным координатором, проходило три несвязанных мероприятия — практически в одном месте. Все небольшие, примерно на 30 человек, однако они заставили нас попотеть. Всем пообещали разные блюда, хотя кухня одна. Например, у одного из столов было 10 разных салатов и 10 индивидуальных горячих. Гости в разгаре веселья забыли, что заказали. Куда и что ставить — загадка, а блюда в этот момент стремительно остывали. Тайминги начала мероприятия и подачи горячего у всех отличались — это сбивало темп.

Еще одна сложность заключалась в том, что площадки находятся в 10 минутах от ресторана. Когда столы стоят удаленно, это дополнительная сложность — блюда нужно сначала транспортировать, а потом подготовить к подаче. Гости постоянно высказывали недовольство. Я всегда готов принести извинения, если на это есть причина, — но в этот раз возмущения были высосаны из пальца. Например, минуту назад что-то попросили и уже кричат: «Где?» В общем, от начала до конца это было очень напряженно.

Иногда те самые худшие дни случаются у подрядчиков, и это влияет на мероприятие. Однажды ведущий сильно поругался с кавер-группой. Он довел до слез солистку, она развернулась и ушла. Музыканты остались без исполнительницы и два выхода играли фоновую музыку для гостей — без вокала. Так и не знаю, что на самом деле произошло между солисткой и ведущим, но случается и такое.

Худший тренд, который встречали в своей деятельности?

Тренд на воздушные шарики, которые гости вместе с молодоженами отпускают в небо. Это плохо с точки зрения экологии. Ради минуты красивого зрелища страдает природа. За этими шариками никто не уследит и не сможет убрать то, что после них останется. Совесть таких заказчиков не мучит. Я бы запретил запуск шаров в небо на законодательном уровне.

Если бы вы могли изменить что угодно в профессии, что бы это было?

Есть одна деталь, которую я бы обязательно добавил. Когда организация, координатор или агентство становятся очень популярными, я бы хотел, чтобы их работу проверял независимый международный аудит. Это дало бы возможность контролировать, как работает команда, у которой ценник в три раза выше, чем у не менее компетентных коллег.